a financial guide to freelancers - new lune

A Financial Guide For Freelancers

You would think freelancing is such a stress-free experience and that you aren’t really required to do a lot of work when it comes to paper/legal things but that’s absolutely wrong! From contracts to invoices as well as calculating your costs and doing your taxes – it can be really confusing and overwhelming.

In today’s post, I wanted to share with you some tips & advice on freelancing. Obviously more from a financial stand point, if you would like to know more about how to find opportunities then let me know in the comments and I would write a blog post about that topic.

Vous penseriez que le travail en freelance est une expérience sans stress et que vous n’êtes pas vraiment obligé de faire beaucoup de travail en ce qui concerne les documents/juridiques, mais c’est absolument faux! Des contrats aux factures en passant par le calcul de vos coûts et le calcul de vos impôts – cela peut être vraiment déroutant et accablant.

Dans le post d’aujourd’hui, je voulais partager avec vous quelques astuces et conseils sur le travail en freelance. De toute évidence, d’un point de vue financier, si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de trouver des opportunités, faites-le moi savoir dans les commentaires et j’écrirais un post sur ce sujet.

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REGISTER AS SELF-EMPLOYED

The first step is to register as self-employed if you freelancing or even if you are considering to freelance in the future. The reason for that is when you’ll start to earn money in the future, you’ll be able to save money on your taxes. Up until then, you can show your expenses and since you don’t have any income, you wouldn’t need to pay any taxes.

The website and way you will register will obviously differ from country to country but if you contact your local council, I’m pretty sure they will be more than happy to help you and guide you in the right direction. They will provide you phone numbers or an email address so don’t feel shy to ask for help.

When you are registered as self-employed, you’ll be required to provide your income, expenses and the amount of profit you made each year. You will need to keep hold of all your receipts and details of your earnings.

La première étape consiste à vous inscrire en tant que travailleur indépendant si vous êtes indépendant ou même si vous envisagez de devenir indépendant à l’avenir. La raison en est que lorsque vous commencerez à gagner de l’argent à l’avenir, vous pourrez économiser de l’argent sur vos impôts. Jusque-là, vous pouvez montrer vos dépenses et comme vous n’avez aucun revenu, vous n’aurez pas à payer d’impôts.

Le site Web et la façon dont vous vous inscrirez varieront évidemment d’un pays à l’autre, mais si vous contactez votre mairie local, je suis sûr qu’ils seront plus qu’heureux de vous aider et de vous guider dans la bonne direction. Ils vous fourniront des numéros de téléphone ou une adresse e-mail alors n’hésitez pas à demander de l’aide.

Lorsque vous êtes inscrit comme travailleur indépendant, vous devrez fournir vos revenus, vos dépenses et le montant de vos bénéfices chaque année. Vous devrez conserver tous vos reçus et les détails de vos gains.

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YOUR INCOME

I think it doesn’t matter what industry you are working in, when it comes to invoices – it’s pretty much the same thing unless you don’t send an invoice. If you are new to the freelance world, an invoice is a document that contains the details of your “work/project/service”, the details of the company you are working with, the amount as well as your preferred payment method details (bank account, PayPal, etc.)

Sometimes contracts can be used as invoices as well if they include all the information mentioned above. When doing your taxes, invoices are a huge part of the proof of your income. You can show your bank statements but invoices are much clearer. The template of your invoice can be quite simple. Whether it’s a Word document or a PayPal invoice, as long as all the main information are included – you don’t need to worry about anything.

I would highly recommend to keep track of all your income with a spreadsheet, that way it will be much easier to calculate when doing your taxes. I think in most countries, you can fill up your self-assessment tax form or do your taxes online or by paper. Do what works best for you. Just because everyone is doing it online, it doesn’t mean it’s the best option. If you find printing your invoices and photocopying your bank statements easier then do it that way.

Je pense que peu importe l’industrie dans laquelle vous travaillez, en ce qui concerne les factures – c’est à peu près la même chose à moins que vous n’envoyiez pas de facture. Si vous êtes nouveau dans le monde du freelance, une facture est un document qui contient les détails de votre “travail/projet/service”, les détails de l’entreprise avec laquelle vous travaillez, le montant ainsi que les détails de votre mode de paiement préféré (banque compte, PayPal, etc.)

Parfois, les contrats peuvent également être utilisés comme factures s’ils contiennent toutes les informations mentionnées ci-dessus. Lorsque vous faites vos impôts, les factures sont une énorme partie de la preuve de vos revenus. Vous pouvez montrer vos relevés bancaires mais les factures sont beaucoup plus claires. Le modèle de votre facture peut être assez simple. Qu’il s’agisse d’un document Word ou d’une facture PayPal, tant que toutes les informations principales sont incluses – vous n’avez à vous soucier de rien.

Je recommanderais fortement de garder une trace de tous vos revenus avec une feuille de calcul, de cette façon, il sera beaucoup plus facile à calculer lorsque vous ferez vos impôts. Je pense que dans la plupart des pays, vous pouvez remplir votre formulaire d’impôt ou faire vos impôts en ligne ou sur papier. Faites ce qui vous convient le mieux. Ce n’est pas parce que tout le monde le fait en ligne que c’est la meilleure option. Si vous trouvez plus facile d’imprimer vos factures et de photocopier vos relevés bancaires, faites-le de cette façon.

 

YOUR EXPENSES

Now comes the trick part which is your expenses. This can vary depending on your work for example if you have a website listing all the services you do whether it’s copy writing, logo design, translation, etc. You can show the cost of running your website as an expense but obviously for that to be considered an an expenditure, you need to spend money on your website.

You cannot show a website under a hosting service platform as an expense when you don’t spend a single penny on it. On the other hand, if you upgraded to a paid plan on WordPress, bought your domain or have a self-hosted website – you can definitely show that as an expense.

In addition, you can claim any cost of running your business as an expense which means any equipment or devices you use for your business/work whether that’s your laptop, phone, printer, tablet, etc. Don’t forget any software or programs you use!

There are other things that can be classed an expense but it all depends on your business. For instance, since you work from home (if you do), you can claim a portion of your heating, internet, rent or phone bill. If you are selling physical goods, you can claim your postage costs as an expense.

This step can be very overwhelming that’s the reason why most self-employed people hire a bookkeeper or an accountant. They will be able to figure out what you can claim as an expense and they will offer you professional advice and do all the paper work for you.

Vient maintenant la partie piège qui est vos dépenses. Cela peut varier en fonction de votre travail, par exemple si vous avez un site Web répertoriant tous les services que vous effectuez, que ce soit la rédaction, la conception de logo, la traduction, etc. Vous pouvez indiquer le coût de fonctionnement de votre site Web comme une dépense, mais évidemment pour que cela soit considéré comme une dépense, vous devez dépenser de l’argent sur votre site Web.

Vous ne pouvez pas afficher un site Web sous une plate-forme de service d’hébergement comme une dépense lorsque vous n’y dépensez pas un seul centime. D’un autre côté, si vous êtes passé à un plan payant sur WordPress, avez acheté votre domaine ou avez un site Web auto-hébergé – vous pouvez certainement le montrer comme une dépense.

De plus, vous pouvez déduire tout coût de fonctionnement de votre entreprise comme une dépense, c’est-à-dire tout équipement ou appareil que vous utilisez pour votre entreprise/travail, que ce soit votre ordinateur portable, téléphone, imprimante, tablette, etc. N’oubliez pas les logiciels ou programmes que vous utiliser!

Il y a d’autres choses qui peuvent être considérées comme une dépense, mais tout dépend de votre entreprise. Par exemple, puisque vous travaillez à domicile (si vous le faites), vous pouvez demander une partie de votre facture de chauffage, Internet, loyer ou téléphone. Si vous vendez des biens physiques, vous pouvez déduire vos frais de port à titre de dépense.

Cette étape peut être très écrasante, c’est la raison pour laquelle la plupart des travailleurs indépendants embauchent un comptable. Ils seront en mesure de déterminer ce que vous pouvez demander comme dépense et ils vous offriront des conseils professionnels et feront tout le travail administratif pour vous.

 

TAX

Something that a lot of people don’t realise is that the amount of money you’ll have to pay for taxes can be quite a lot if you don’t save beforehand. Some freelancers prefer to stash away tax money every time they get paid. I would recommend to save at least 50% of everything you get paid into a savings or separate account.

Quelque chose que beaucoup de gens ne réalisent pas, c’est que le montant d’argent que vous devrez payer pour les impôts peut être très élevé si vous n’économisez pas au préalable. Certains travailleurs independents préfèrent mettre de l’argent de côté chaque fois qu’ils sont payés. Je recommanderais d’économiser au moins 50% de tout ce que vous êtes payé sur un compte d’épargne ou séparé.

 

THANK YOU SO MUCH FOR READING!

xo N

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28 Comments

  1. This is a great. I love reading this post.
    And freelancing is awesome. I’ve been freelancing for 5 months now and already got more than a grand now.

  2. Thank you for creating this list in such an accessible style. Most other freelancing advice lists are quite stressful to read. I am planning towards freelancing (about 2 years out) and this is the advice my future self is happy I heeded!

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